Kontorola sprawdzająca przeprowadzona przez Wojewódzkiego Inspektora Geodeyzjnego i Kartograficznego w Białymstoku w dniu 31.10.2007r.
1. Numer sprawy: OR-0911/8/07
2. Nazwa jednostki kontrolującej: Wojewódzki Inspektor Geodezyjny i Kartograficzny w Białymstoku
3. Adres jednostki kontrolowanej: Starostwo Powiatowe w Sejnach, ul. 1 Maja 1, 16-500 Sejny
4. Rodzaj przeprowadzonej kontroli /sposób realizacji kontroli/: sprawdzająca
5. Tematyka i zakres przeprowadzonej kontroli: geodezja, kartog
6. Data rozpoczęci kontroli: 31.10.2007r.
7. Data zakończenia kontroli: 31.10.2007r.
8. Badany okres: rok 2007
9. Zalecenia:
- zmiany w operacie ewidencji gruntów i budynków należy wprowadzić po uzyskaniu dokumentów określających zmianę danych ewidencyjnych - § 47 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków (DZ. U. Nr 38, poz.454)
- zmiany w operacie ewidencji gruntów i budynków dotyczących dzierżawy gruntów rolnych należy dokonywać w tej ewidencji wyłącznie na wspólny wniosek podmiotów, które zawarły umowę dzierżawy - § 11 ust.2 cytowanego rozporządzenia.
- zawiadomienia o wprowadzonych zmianach gruntów i budynków należy także przekazywać osobom, które wnioskowały o wprowadzenie zmian w ewidencji oraz wydziałom ksiąg wieczystych właściwego miejscowo sądu rejonowego – w wypadku zmiany danych objętych działem I ksiąg wieczystych oraz właściwym miejscowo jednostkom statystyki publicznej – w przypadku zmiany cech adresowych nieruchomości oraz dopisywania określania budynków - § 49 ust. 1 cytowanego rozporządzenia.
- należy dokumentować potwierdzenia wysyłania zawiadomień o wprowadzonych zmian i ich otrzymaniu - § 39 k.p.a.
- należy podpisywać wypisy i wyrysy z ewidencji grantów i budynków do celów prawnych przez uprawnioną do tego osobę, zgodnie z przepisem art. 42 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (jedn. tekst z 2005 r. Dz. U. Nr 240, poz. 2027). Do wykonywania samodzielnych funkcji w dziedzinie geodezji i kartografii niezbędne jest posiadanie uprawnień zawodowych (a taką funkcją jest wykonywanie między innymi wyrysów i wypisów z ewidencji gruntów i budynków do celów prawnych)
- do wykonach do celów prawnych wyrysów, na których nie wykazuje się (ze względu na skalę mapy) istniejących w terenie budynków, należy dołączyć (w formie załącznika) odpowiedni fragment mapy zasadniczej, a przypadku braku takiej mapy na tych wyrysach należy umieścić informację o braku danych dotyczących budynków – pkt 4 i 7 załącznika nr 5 do cytowanego rozporządzenia.
- podjąć działania powoduje złożenia przez gminy wniosków do wojewody o wydanie stosownych decyzji administracyjnych potwierdzających własność gruntów rolnych wykazanych w ewidencji gruntów i budynków jako grunty Państwowego Funduszu Ziemi. Także podjąć stosowne działania w sprawie przekazania gruntów leśnych Lasom Państwowym w trwały zarząd.
- wpisy w ewidencji gruntów i budynków dotyczące gruntów Skarbu Państwa w zakresie ich własności lub trwałego zarządu tymi gruntami, należy doprowadzić do zgodności z aktualnym stanem prawnym,
-opracować aktualizację kompleksowego planu modernizacji ewidencji gruntów i budynków na teren całego powiatu,
- rozważyć możliwość zwiększenia kadry pracowniczej w referacie ewidencji gruntów i budynków o 2 osoby, ze względu na wykonywanie obszernego zakresu prac i trudności w terminowym wykonywaniu zadań realizowanych przez referat.
10. Informacje dotyczące wykonania zaleceń:
- zastosowano się do zaleceń,
- dotyczącego zawiadomień o wprowadzanych zmianach w ewidencji gruntów i budynków Starostwo Powiatowe w Sejnach ze względu na brak środków finansowych zastosuje się jednak w stopniu ograniczonym do sytuacji niezbędnych np. po konsultacjach z Wydziałem Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego w Sejnach okazuje się, że informacja o wprowadzeniu zmiany nie będzie skutkowała żadnych zmian w KW. W/g kalkulacji kosztów korespondencji z tym związanej za 2007 r. musielibyśmy wydać ok. 30 tys. zł w przypadku pisemnego zawiadomienia organów wymienionych w § 49 ust. 1 cytowanego rozporządzenia.
- sprawa została rozwiązana przez upoważnienie przez Starostę do podpisywania wyrysów i wypisów przez osobę posiadającą stosowne uprawnienia.
- w pełni zastosowano się do pkt. 4 i 7 załącznika nr 5 do cytowanego w zaleceniach pokontrolnych rozporządzenia.
- zaleceń pokontrolnych. Zostały podjęte niezbędne działania powodujące złożenie przez poszczególne gminy z terenu powiatu sejneńskiego wniosków do Wojewody Podlaskiego o wydanie na podstawie art. 13 ust. 2 ustawy z dnia 19 października 1991 roku o gospodarowaniu nieruchomościami rolnymi Skarbu Państwa ( Dz. U. z 2007 r. Nr 231, poz. 1700 – tekst jednolity), decyzji administracyjnych potwierdzających własność gruntów rolnych b. Państwowego Funduszu Ziemi nie przekazane Agencji.
- ponadto poczyniono odpowiednie działania w sprawie przekazania na podstawie art. 74 ustawy z dnia 28 września 1991 roku o lasach (Dz. U. z 2005 r. Nr 45, poz. 435 z późn. zm.) lasów i gruntów przeznaczonych do zalesienia, znajdujących się w zasobach b. Państwowego Funduszu Ziemi w zarząd Lasów Państwowych.
Sporządzono wykazy działek podlegających przekazaniu Lasom Państwowym, położonych na terenie powiatu sejneńskiego. Stwierdzono, iż przekazanie poszczególnym nadleśnictwom podlega około 30,09 ha gruntów leśnych. Nadleśnictwo „ Głęboki Bród ” i Nadleśnictwo „Suwałki” wyraziły zgodę na przejęcie w trwały zarząd w oparciu o art. 74 ustawy o lasach łącznie 23,54 ha gruntów leśnych i przeznaczonych do zalesienia pod warunkiem uregulowania stanu prawnego, okazania i oznakowania trwale granic poszczególnych działek oraz zapewnienie dróg dojazdowych. Stan prawny przedmiotowych nieruchomości został uregulowany a prawo własności Skarbu Państwa zostało ujawnione w księgach wieczystych. Granice zostały okazane i trwale oznakowane słupkami betonowymi. Przedmiotowe nieruchomości posiadają drogi dojazdowe. Całą zgromadzoną dokumentację przekazano do Wydziału Geodezji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku w celu protokolarnego przekazania nieruchomości. W stosunku do powierzchni 6,55 ha gruntów leśnych i przeznaczonych do zalesienia b. PFZ, nadleśnictwa nie wyraziły zgody na przejęcie w trwały zarząd ze względu na małą powierzchnię poszczególnych działek oraz brak dróg dojazdowych. Termin wykonania w całości zaleceń zawartych w punkcie 8 jest ściśle związany z pkt.10 ponieważ w naszych warunkach nie jest to możliwe ze względów finansowych oraz w/g naszego rozeznania braku osób o odpowiednich kwalifikacjach.
- plan kompleksowej modernizacji ewidencji gruntów i budynków zostanie opracowany.
