ZARZĄDZENIE NR 14/2013

STAROSTY SEJNEŃSKIEGO

 z dnia 13 maja 2013 r.

w sprawie kontroli zarządczej  i procedur zarządzania ryzykiem w Starostwie Powiatowym i jednostkach

organizacyjnych Powiatu Sejneńskiego

Na podstawie art. 34 ust. 1 i art. 35 ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001r.  Nr 142, poz. 1592, z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 200, poz. 1688 i Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz. 1055 i Nr 167, poz. 1759, z 2007 r. Nr 173, poz. 1218, z 2008 r. Nr 180, poz. 1111 i Nr 223, poz. 1458, z 2009 r. Nr 92, poz. 753 i Nr 157, poz. 1241, z 2010 r. Nr 28, poz. 142 i 146, Nr 40, poz. 230 i Nr 106, poz. 675 oraz z 2011 r. Nr 21, poz. 113, Nr 149, poz. 887oraz Nr 217, poz. 1281.) w związku z art. 68 i art. 69  ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 i 1241, z 2010 r. Nr 28, poz. 146, Nr 96, poz. 620, Nr 123, poz. 835, Nr 152, poz. 1020, Nr 238, poz. 1578, Nr 257, poz. 1726, z 2011 r. Nr 185, poz. 1092, Nr 201, poz. 1183, Nr 234, poz. 1386, Nr 240, poz. 1429, Nr 291, poz. 1707, z 2012 r. poz. 1456, 1530, 1548.) zarządza się, co następuje:

Zarządzanie ryzykiem ma służyć zwiększeniu prawdopodobieństwa osiągnięcia celów jednostki.

Misja Starostwa oraz cele zostały określone w Polityce Jakości Starostwa Powiatowego w Sejnach.

W Polityce Jakości Starostwa określone zostały również cele strategiczne, które są podstawą do opracowania celów operacyjnych na dany rok kalendarzowy. Misję jednostek organizacyjnych powiatu określają ich statuty.

§ 1. 1. Celem zarządzania ryzykiem jest organizacja ryzyka rozumianego jako prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzeń, które mogą niekorzystnie wpływać na realizację założonych celów i zadań.

2. Procedury zarządzania ryzykiem odnoszą się do:

1) identyfikacji ryzyka,

2) analizy i oceny ryzyka,

3) podjęcia działań ograniczających ryzyko,

4) monitorowania skuteczności podjętych działań.

§ 2. Identyfikacja ryzyka polega na określeniu rodzaju ryzyk i ich źródeł, w odniesieniu do celów i zadań realizowanych przez komórkę/jednostkę.

§ 3. 1. Analiza ryzyka polega na ocenie prawdopodobieństwa jego wystąpienia i skutków jakie może mieć to wystąpienie dla konkretnego zadania, celu.

2. Każde zidentyfikowane ryzyko podlega analizie mającej na celu oszacowanie:

1. prawdopodobieństwa (P) jego wystąpienia - ocena punktowa w skali od 1 do 5 wg poniższego

2) wpływu/skutku (S), jaki będzie miało ewentualne wystąpienie tego zdarzenia - ocena punktowa w skali od 1 do 5, wg poniższego szablonu:

- określenia powyższe oznaczają:

a) nieznaczny - krótkotrwałe zakłócenia organizacyjne, nieznaczne straty finansowe, nieznaczne zaangażowanie zasobów budżetowych przy rozwiązaniu problemu,

b) mały - może spowodować niewielkie zakłócenia w działalności, małe straty finansowe, usunięcie skutków będzie wymagało nakładu czasu i zasobów ludzkich,

c) średni - może spowodować zakłócenia w działalności i doprowadzić do niezraelizowania zadania/celu, będzie miało wpływ na wynik finansowy,

d) poważny - prawdopodobnie doprowadzi do niezraelizowania kluczowego celu, usunięcie skutków będzie bardzo trudne lub niemożliwe, będzie miało istotny wpływ na wynik finansowy,

e) krytyczny - brak realizacji kluczowych celów , usunięcie strat będzie bardzo trudne lub wręcz niemożliwe, będzie miało duży wpływ na wynik finansowy.

3) istotności poziomu ryzyka (I) określanego za pomocą iloczynu dwóch wartości - prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka (P) i skutku (S) według wzoru I=PxS

§ 4. 1. Po dokonaniu szczegółowej analizy ryzyka należy dokonać podziału ryzyk ze względu na uzyskane wyniki poziomu istotności ryzyka. Wyniki analizy interpretuje się w następujący sposób:

1) ryzyko małe (od 1 do 4 pkt) - jest ryzykiem akceptowalnym,

2) ryzyko średnie (od 5 do 12 pkt) - należy podjąć działania naprawcze,

3) ryzyko wysokie (od 15 do 25 pkt) - jest ryzykiem nieakceptowalnym, wymaga podjęcia zdecydowanych działań uzgodnionych ze Starostą.

2. W stosunku do zidentyfikowanych ryzyk należy określić mechanizmy kontrolne niezbędne do monitorowania realizowanych zadań.

3. Przyjmuje się następujące sposoby postępowania z ryzykiem:

1) przeniesienie ryzyka na inną jednostkę - np. ubezpieczenie, zlecenie usługi na zewnątrz,

2) tolerowanie ryzyka - w przypadku, gdy koszty podjętych działań mogą przekroczyć przewidywane korzyści,

3) działanie - np. poprzez procedury, wytyczne, nadzór, pozwalające na ograniczenie lub likwidację ryzyka,

4) wycofanie się - zaprzestanie lub zawieszenie w czasie działań rodzących zbyt duże ryzyko.

§ 5. 1. Kierownicy komórek organizacyjnych Starostwa Powiatowego w Sejnach , samodzielne stanowiska pracy i kierownicy jednostek organizacyjnych Powiatu Sejneńskiego są odpowiedzialni za wdrożenie i sposób postępowania z ryzykiem a także są zobowiązani do udokumentowania przeprowadzonej analizy ryzyka. Wzór rejestru ryzyka stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

2. Rejestr ryzyka należy aktualizować w przypadku zaistnienia okoliczności mających wpływ na zakres realizowanych w jednostce zadań i celów, a także ze względu na poziom występujących ryzyk.

§ 6. 1. W terminie do 30 stycznia każdego roku lub w innym terminie wyznaczonym przez Starostę Sejneńskiego  kierownicy komórek organizacyjnych Starostwa Powiatowego, samodzielne stanowiska pracy i kierownicy jednostek organizacyjnych Powiatu Sejneńskiego przekazują Staroście Sejneńskiemu rejestr zidentyfikowanych ryzyk, o którym mowa w § 5 ust. 1.

2. Wyniki identyfikacji i analizy ryzyka wykorzystywane będą przez Starostę Sejneńskiego na etapie przygotowywania i aktualizacji planu kontroli zarządczej w Starostwie i jednostkach organizacyjnych Powiatu Sejneńskiego.

§ 7. Wykonanie zarządzenia powierza się kierownikom komórek organizacyjnych Starostwa Powiatowego w Sejneńskiego, pracownikom na samodzielnych stanowiskach pracy i kierownikom jednostek organizacyjnych Powiatu Sejneńskiego.

 Starosta

Andrzej Szturgulewski